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Diversos proyectos, un objetivo: El nuevo Ecosistema Digital de NKG

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Diversos proyectos, un objetivo: El nuevo Ecosistema Digital de NKG

Nuestro Digital Transformation Program (DTP) es una iniciativa global lanzada para modernizar nuestras operaciones a través de la digitalización e implementar un ecosistema digital completamente integrado en NKG. Es un paso esencial para que nuestra compañía esté preparada para el futuro, teniendo en consideración nuestras condiciones comerciales en la actualidad y nuestra heterogénea estructura informática interna. En el presente artículo, nos gustaría explicar la importancia de la transformación, cuál es el objetivo de este viaje y cómo pretendemos conseguirlo mediante diversos esfuerzos.

La necesidad de una transformación digital surge a raíz de diferentes factores externos como la evolución de las complejidades del mercado, el aumento de las exigencias normativas, el incremento de costes, la volatilidad del mercado y las cambiantes necesidades de los clientes en temas como sostenibilidad y transparencia. Asimismo, el cambio climático afecta cada vez más a los pronósticos de cosechas y al mercado y, por consiguiente, a nuestros negocios. Estos sucesos externos no afectan a nuestras compañías del grupo a nivel local, sino a todo el grupo. Por lo tanto, es necesario unirnos más y comunicar o intercambiar información y datos de manera armonizada.

Sin embargo, si analizamos nuestra estructura informática actual como grupo, NKG se enfrenta a muchos desafíos internos como silos de datos discrepantes, introducción manual de datos, sistemas informáticos obsoletos y múltiples sistemas ERP a lo largo y ancho de NKG, lo cual genera ineficacia y una estructura informática incapaz de satisfacer los requisitos externos.

Nuestra iniciativa DPT toma en consideración todos los requerimientos internos y externos a nivel global. Es más que un simple proyecto informático y representa una transformación comercial integral que define un estándar global para todos nuestros procesos comerciales. Estamos preparando a NKG para el futuro y seguir siendo fuertes dentro del rubro de café verde en medio de los retos del mercado.

Nuestro objetivo es un ecosistema digital global para NKG

Muchos proyectos, algunos de lo cuales mencionaremos más adelante, están siendo desarrollados en paralelo. Mientras que el equipo DTP se centra en la solución medular (DycoTrade y Microsoft Dynamics 365), otros equipos o departamentos se encargan principalmente de integrar otras soluciones periféricas. Incluso si estos proyectos aún no ofrecen una visión global, todos estos cabos aparentemente sueltos terminarán atándose entre sí y originarán el ecosistema digital global de NKG: una red de herramientas, plataformas y tecnologías digitales interconectadas que definirán un estándar global para todos los procesos comerciales de NKG, mientras que las integraciones conservarán la flexibilidad necesaria para responder y adaptarse a los requerimientos locales. Este ecosistema permitirá mejorar la recopilación y el análisis de datos, lo que traerá consigo una toma de decisiones más eficaz e incrementará la eficiencia de los procesos.

Nuestro objetivo es mejorar la colaboración en todo el grupo y mantener nuestra exitosa estructura de centros de beneficio, agilizando procesos a lo largo de la cadena de suministro. 

En el futuro, seguiremos informando regularmente a través de nuestro INSIDE NKG MAG acerca del progreso de la transformación y lo que está sucediendo en cada proyecto. Echen un vistazo a continuación para saber qué está ocurriendo en los proyectos que hemos seleccionado.

Novedades sobre las herramientas digitales que se implementan actualmente

Digital Transformation Program – Implementación en Estados Unidos

Nos acercamos cada vez más a la primera fecha de implementación de nuestro nuevo sistema central global Dynamics 365/DycoTrade, el cual incluirá varias integraciones en las compañías de NGUS (Neumann Gruppe USA, Rothfos, InterAmerican Coffee y Atlas Coffee Importers). Ya se han logrado algunos de los hitos más importantes: se completó exitosamente la fase de pruebas de aceptación de usuarios, garantizando que el sistema cumple con los requerimientos comerciales y que funciona sin problemas. Actualmente, todos los usuarios finales en EE.UU. han recibido capacitaciones para trabajar con el sistema antes de la fecha de implementación prevista para inicios de Enero de 2025. Poco después, el equipo DTP en Hamburgo comenzará a evaluar el posible próximo país de implementación.

Acabamos de implementar nuevas funciones en nuestro sistema global de RR.HH Workday. Workday 2.0 introduce las nuevas secciones NKG Learning, Career Profile, Performance Reviews y, para algunas compañías, Time Tracking. Eso significa que nuestra actual herramienta NKG Learning será reemplazada. Podrán acceder a la nueva plataforma directamente a través de Workday. La sección Career Profile permite a los empleados crear y mantener un perfil profesional propio. Para reforzar nuestra de retroalimentación y nuestra cultura administrativa, implementaremos gradualmente evaluaciones de rendimiento en la sección Performance Reviews. Time Tracking, el servicio de Workday para la gestión de tiempo, se implementará en ocho países (Brasil, Indonesia, España, Papúa Nueva Guinea, Alemania, Vietnam y Singapur).

La primera implementación de Cargoo, el nuevo sistema de gestión de transporte y gestión de documentos para NKG, fue completada exitosamente en NKG Bero Italia y continúa ahora mismo con Bernhard Rothfos. Al mismo tiempo, se desarrollaron interfaces de programación de aplicaciones (API, por sus siglas en inglés) para Comtras (el sistema ERP de numerosas compañías importadoras) tomando en consideración las nuestras necesidades comerciales, tanto desde la perspectiva de los procesos de importación como para cubrir también las necesidades de los exportadores. Cargoo será conectado a Dynamics 365 / DycoTrade durante el transcurso del próximo año.

El módulo Business Partner Due Diligence en osapiens ha sido implementado con éxito, esto permite a las compañías del grupo empezar a interactuar con sus socios comerciales a través de la plataforma. Este hito es un elemento clave de la estrategia de NKG para establecer un sistema unificado de diligencia debida que ayude al cumplimiento tanto de los requisitos del EUDR como los requisitos de nuestros socios comerciales. El énfasis se centra ahora en el módulo EUDR, esencial para garantizar el cumplimiento de las regulaciones de la UE. El siguiente paso consiste en que el módulo esté completamente operativo, lo cual requerirá del esfuerzo continuo de todos los equipos. Esto ayudará a que NKG esté mejor preparada para los futuros cambios en el entorno regulatorio en relación, por ejemplo, con CSRD, CCF, y CS3D.

El Departamento Tributario de NG está implementando una nueva herramienta para la elaboración de reportes fiscales junto con su socio AMANA, la cual ofrece soluciones integrales para generar reportes fiscales a nivel de grupos. GTC Tax Suite fue implementada en NKG a finales de 2023 y tiene como objetivo determinar los impuestos corrientes y diferidos de conformidad con las normas internacionales de contabilidad NIC 12 para los estados financieros trimestrales y anuales, de manera uniforme para todo el grupo. Una vez que el sistema se fue configurado y que los datos maestros fueron registrados en el sistema, se comenzaron las sesiones de capacitación en Hamburgo, Bogotá y Singapur entre Junio y Julio. El sistema empezó a funcionar en Octubre y los datos fiscales fueron calculados por primera vez para todo el grupo en los reportes financieros del tercer trimestre de 2024.

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